آموزش افزونه Tactiq و رونویسی خودکار جلسات آنلاین+ آموزش ویدئویی

از دوران کرونا تا امروز؛ چالش مدیریت جلسات آنلاین

همه چیز از سال ۲۰۲۰ شروع شد، وقتی همه‌گیری کرونا باعث شد تیم ما، مثل اکثر سازمان‌ها، مجبور شود جلسات حضوری را به جلسات آنلاین منتقل کند. در ابتدا، انعطاف‌پذیری و صرفه‌جویی در رفت‌وآمد جذاب بود، اما خیلی زود یک مشکل بزرگ خودنمایی کرد: مدیریت یادداشت‌ها و صورت‌جلسه‌ها.

قبل از استفاده از Tactiq، همیشه باید قبل از جلسه تعیین می‌کردیم چه کسی مسئول نوشتن صورت‌جلسه باشد. معمولاً یا کسی داوطلب نمی‌شد یا اگر هم می‌شد،دقیق و با جزئیات تمام موارد را یادداشت برداری نمی کرد. من هم مجبور بودم برای اینکه مشکلی پیش نیاید و نکات مهم از دست نروند،همزمان نکته‌برداری کنم و بعد از جلسه یادداشت‌ها را با صورت جلسه  تطبیق بدهم. نتیجه؟ صرف زمان زیاد، سردرگمی و گاهی از دست رفتن جزئیات مهم جلسات.

وقتی Tactiq را پیدا کردیم، شرایط کاملاً تغییر کرد. دیگر دغدغه انتخاب «نویسنده جلسه» نبود و همه اعضا می‌توانستند روی بحث و ایده‌پردازی تمرکز کنند، بدون اینکه چیزی از دست برود.

آموزش ویدیویی کار با افزونه Tactiq

برای اینکه سریع‌تر یاد بگیرید، آموزش کامل کار با این افزونه را می‌توانید در ویدئوی زیر ببینید. این ویدئو تمام مراحل نصب، تنظیمات و استفاده عملی را پوشش می‌دهد.

Tactiq چیست و چرا برای تیم ما حیاتی شد

Tactiq یک افزونه مرورگر است که جلسات Google Meet، Zoom و Microsoft Teams را به‌صورت زنده رونویسی خودکار می‌کند و با کمک هوش مصنوعی، خلاصه جلسه و لیست اقدامات عملی (Action Items) را استخراج می‌کند. این یعنی هیچ نکته‌ای فراموش نمی‌شود و همه اطلاعات جلسه در پایان مرتب و دسته‌بندی شده در اختیار اعضای تیم قرار می‌گیرد.

برای تیم ما که در حوزه دیجیتال مارکتینگ با چند پروژه و مشتری همزمان کار می‌کند، Tactiq چند مزیت کلیدی دارد:

• صرفه‌جویی در زمان: دیگر نیازی نیست یکی از اعضا در طول جلسه فقط تایپ کند.

• دقت در تصمیم‌گیری: با داشتن متن کامل جلسه، می‌توانیم بلافاصله تصمیم‌های دقیق بگیریم.

• یکسان بودن اطلاعات: همه اعضا بعد از جلسه یک نسخه کامل و یکسان از نکات و تصمیم‌ها دارند.

• پشتیبانی چندزبانه: در پروژه‌هایی که چند زبان استفاده می‌شود، پشتیبانی از بیش از ۶۰ زبان، از جمله فارسی، کمک بزرگی است.

آموزش نصب و راه‌اندازی افزونه Tactiq

۱. نصب افزونه

برای شروع، مرورگر شما باید Chrome یا Microsoft Edge باشد. کافی است به فروشگاه افزونه بروید، Tactiq را جستجو کنید و روی Add to Chrome / Edge کلیک کنید. پس از نصب، آیکون افزونه در نوار ابزار ظاهر می‌شود.

تجربه ما: قبل از جلسه واقعی، یک جلسه تست کوتاه برگزار کردیم تا مطمئن شویم تمام مجوزها (میکروفون و صفحه) فعال هستند و همه چیز بدون مشکل کار می‌کند.

۲. ثبت‌نام و تنظیمات اولیه افزونه Tactiq

پس از نصب، با حساب گوگل خود وارد شوید و زبان جلسه را انتخاب کنید. ما بیشتر جلسات را به فارسی برگزار می‌کنیم، بنابراین انتخاب فارسی دقت رونویسی را بالا برد.

۳. استفاده در جلسه

وقتی جلسه شروع می‌شود، Tactiq به‌صورت خودکار فعال شده و متن گفت‌وگوها را در پنل سمت راست نمایش می‌دهد. اعضا می‌توانند نکات مهم را هایلایت کنند تا بعداً در خلاصه جلسه مشخص شوند.

تجربه ما: در جلسات برنامه‌ریزی کمپین‌ها، نام مشتری، تاریخ تحویل و ایده‌های کلیدی را همان لحظه هایلایت می‌کنیم تا بعداً به‌راحتی در خروجی پیدا شوند.

۴. ویژگی‌های پیشرفته

• خلاصه هوشمند با AI: خلاصه جلسه و اقدامات عملی به‌صورت مرتب و دسته‌بندی‌شده تولید می‌شود، با مشخص شدن مسئول هر اقدام.

• ادغام با ابزارها: خروجی مستقیم به Notion، Slack یا Google Docs ارسال می‌شود تا همه بلافاصله به آن دسترسی داشته باشند.

• ویرایش دستی خروجی های Tactiq

  : می‌توان قبل از ارسال نهایی، اصطلاحات تخصصی دیجیتال مارکتینگ را اصلاح کرد تا دقیق و قابل فهم برای همه باشد.

• یادآوری و پیگیری: Action Itemها با تاریخ و مسئول مشخص، امکان پیگیری دقیق پروژه را فراهم می‌کند.

مزایای افزونه Tactiq

۱. تمرکز کامل در جلسه
هیچ‌کس نگران یادداشت‌برداری نیست و همه می‌توانند روی بحث و ایده‌پردازی تمرکز کنند. مثلاً در جلسات طوفان ذهنی، همه می‌توانند آزادانه ایده بدهند و هیچ نکته‌ای از دست نمی‌رود.

۲. یکپارچگی اطلاعات
همه اعضا بعد از جلسه یک نسخه یکسان از نکات دارند و دیگر نیازی نیست چند نفر یادداشت‌ها را با هم تطبیق دهند. این باعث می‌شود هیچ سوءتفاهم یا اختلاف برداشتی پیش نیاید.

۳. صرفه‌جویی در زمان
حذف یادداشت‌برداری دستی حداقل دو ساعت در هفته وقت آزاد می‌کند. ما می‌توانیم این زمان را صرف تحلیل داده‌ها و برنامه‌ریزی کمپین‌ها کنیم.

۴. پشتیبانی چندزبانه
در جلسات بین‌المللی با مشتریان خارجی، این قابلیت ما را از استفاده همزمان چند ابزار بی‌نیاز می‌کند و دقت را بالا می‌برد.

۵. امنیت و حریم خصوصی
چون هیچ فایل صوتی یا تصویری ذخیره نمی‌شود و تمام استانداردهای GDPR و SOC 2 رعایت می‌شوند، خیالم راحت است که اطلاعات محرمانه مشتری محفوظ می‌ماند.

معایب و محدودیت‌ها

۱. مشکل با لهجه‌ها
در جلساتی با لهجه‌های خاص، چند کلمه اشتباه ثبت شد که مجبور شدیم دستی اصلاح کنیم.

۲. وابستگی به اینترنت پایدار
در صورت قطع اینترنت، رونویسی دچار وقفه می‌شود و گاهی جزئیات جلسه از دست می‌رود.

۳. محدودیت نسخه رایگان
نسخه رایگان فقط ۱۰ جلسه در ماه دارد که برای تیم‌های پرتعداد کافی نیست و ناچار شدیم نسخه پولی تهیه کنیم.

۴. وابستگی به مرورگرهای Chromium
افرادی که Safari یا Firefox استفاده می‌کنند، نمی‌توانند از Tactiq بهره ببرند و باید مرورگر خود را تغییر دهند.

بیشتر بخوانید:

حذف واتر مارک از تصاویر با استفاده از هوش مصنوعی 

ایمیل موقت، راهکار استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی با دسترسی رایگان محدود برای ایرانیان 

مقایسه Tactiq با ابزارهای مشابه

کاربرد Tactiq در دیجیتال مارکتینگ از نگاه ما

• تولید محتوا: ایده‌های جلسه مستقیم وارد Trello یا Notion می‌شوند و تیم محتوا سریع‌تر شروع به کار می‌کند.

• گزارش‌دهی به مشتری: مشتری‌ها بعد از جلسه یک خلاصه رسمی و مرتب دریافت می‌کنند، که باعث اعتماد و رضایت بیشتر می‌شود.

• مدیریت کمپین‌ها: Action Itemها با تاریخ و مسئول مشخص، باعث می‌شوند هیچ کار یا مهلت تحویلی فراموش نشود و پروژه‌ها سر وقت تحویل شوند.

نتیجه‌گیری

برای تیم ما، Tactiq فقط یک ابزار رونویسی نیست، بلکه یک دستیار واقعی برای مدیریت جلسات و پروژه‌هاست. اگر شما هم جلسات آنلاین زیادی دارید، مخصوصاً در حوزه دیجیتال مارکتینگ، نصب این افزونه می‌تواند کیفیت کار تیم‌تان را چند پله بالا ببرد و روند پیگیری پروژه‌ها را ساده و قابل اعتماد کند.